Πώς να υπολογίσετε πόντους αναπαραγγελίας για το κατάστημά σας στο WooCommerce (και να σταματήσετε να μαντεύετε για τις αναπληρώσεις)

Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες καταστημάτων WooCommerce διαχειρίζονται την αναπλήρωση του αποθέματος με έναν μόνο αριθμό: ένα όριο χαμηλού αποθέματος που ορίζεται μία φορά και δεν επανεξετάζεται ποτέ. Λειτουργεί καλά μέχρι να μην συμβεί αυτό — μέχρι ένα μπεστ σέλερ να εξαντληθεί για δύο εβδομάδες κατά τη διάρκεια του μήνα με τη μεγαλύτερη ζήτηση ή μέχρι μια αποθήκη να γεμίσει με αργό ρυθμό παραγωγής αποθέματος που δεν θα έπρεπε ποτέ να είχε παραγγελθεί ξανά. Το πρόβλημα δεν είναι το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων. Είναι ότι τα περισσότερα καταστήματα δεν κάνουν ποτέ τους υπολογισμούς που τους λένε πότε και πόσο να παραγγείλουν ξανά εξαρχής.

Ακολουθούν οι πραγματικοί μαθηματικοί υπολογισμοί πίσω από τα σημεία αναπαραγγελίας και το απόθεμα ασφαλείας, με πραγματικούς αριθμούς, ώστε να μπορείτε να σταματήσετε να μαντεύετε.

Οι τρεις αριθμοί που πραγματικά χρειάζεστε

Πριν ορίσετε ένα λογικό σημείο αναπαραγγελίας για οποιοδήποτε SKU, χρειάζεστε τρία στοιχεία εισόδου:

• Μέσες ημερήσιες πωλήσεις (ταχύτητα πωλήσεων): μονάδες που πωλούνται ανά ημέρα, κατά μέσο όρο σε μια πρόσφατη, αντιπροσωπευτική περίοδο — συνήθως τις τελευταίες 30 ή 60 ημέρες, εξαιρουμένων των μεμονωμένων αυξήσεων όπως μια στιγμιαία πώληση.
• Χρόνος παράδοσης: ο αριθμός ημερών μεταξύ της υποβολής μιας παραγγελίας αγοράς στον προμηθευτή σας και της διαθεσιμότητας αποθέματος προς πώληση, συμπεριλαμβανομένου τυχόν χρόνου παραλαβής και ελέγχου ποιότητας.
• Μεταβλητότητα ζήτησης και χρόνου παράδοσης: πόσο κυμαίνονται στην πραγματικότητα οι πωλήσεις σας και οι χρόνοι παράδοσης του προμηθευτή σας από εβδομάδα σε εβδομάδα.

Τα περισσότερα καταστήματα έχουν τον πρώτο αριθμό κάπου στις αναφορές WooCommerce. Σχεδόν κανένα δεν παρακολουθεί τον τρίτο — και αυτός είναι που καθορίζει αν έχετε εξαντλήσει τα αποθέματά σας ή αν δεν έχετε πλέον χρήματα.

Ο τύπος σημείου αναπαραγγελίας

Ο βασικός τύπος είναι απλός:

Σημείο Επαναπαραγγελίας = (Μέσες Ημερήσιες Πωλήσεις × Χρόνος Παράδοσης σε Ημέρες) + Απόθεμα Ασφαλείας

Ας υποθέσουμε ότι ένα SKU πουλάει κατά μέσο όρο 8 μονάδες την ημέρα και ο προμηθευτής σας χρειάζεται 12 ημέρες για να παραδώσει μια νέα παρτίδα. Η ζήτηση εντός του χρόνου παράδοσης είναι 8 × 12 = 96 μονάδες. Αυτό είναι το απόθεμα που θα εξαντλήσετε όσο περιμένετε την επόμενη αποστολή — πριν καν προσθέσετε ένα buffer. Εάν παραγγείλετε ξανά ακριβώς στις 96 μονάδες και κάτι πάει έστω και λίγο στραβά, το απόθεμά σας δεν θα είναι διαθέσιμο πριν φτάσει το νέο απόθεμα.

Υπολογισμός του Αποθέματος Ασφαλείας Σωστά

Το απόθεμα ασφαλείας είναι το απόθεμα ασφαλείας που απορροφά τη μεταβλητότητα που αγνοεί ο βασικός τύπος. Υπάρχουν δύο συνηθισμένοι τρόποι υπολογισμού του:

Η απλή μέθοδος που βασίζεται στο μέγιστο

Απόθεμα Ασφαλείας = (Μέγιστες Ημερήσιες Πωλήσεις × Μέγιστος Χρόνος Παράδοσης) − (Μέσοι Ημερήσιοι Πωλήσεις × Μέσος Χρόνος Παράδοσης)

Χρησιμοποιώντας το προηγούμενο παράδειγμα: εάν οι ημερήσιες πωλήσεις σας στη χειρότερη περίπτωση είναι 14 μονάδες και ο χρόνος παράδοσης στη χειρότερη περίπτωση είναι 16 ημέρες, το μέγιστο σενάριο είναι 14 × 16 = 224 μονάδες. Αφαιρέστε τη μέση ζήτηση χρόνου παράδοσης 96 και το απόθεμα ασφαλείας σας είναι 128 μονάδες. Το σημείο αναπαραγγελίας σας γίνεται 96 + 128 = 224 μονάδες. Αυτή η μέθοδος είναι εύκολο να υπολογιστεί από το ιστορικό παραγγελιών και λειτουργεί καλά για καταστήματα που δεν θέλουν να μπουν σε στατιστικά στοιχεία.

Η στατιστική μέθοδος

Για SKU μεγαλύτερου όγκου, ένας τύπος που βασίζεται σε τυπική απόκλιση παρέχει ένα πιο αυστηρό, λιγότερο σπάταλο buffer:

Απόθεμα Ασφαλείας = Βαθμολογία Z × √(Χρόνος Παράδοσης) × Τυπική Απόκλιση Ημερήσιων Πωλήσεων

Ένα Z-score 1.65 στοχεύει περίπου στο 95% του επιπέδου εξυπηρέτησης (θα έχετε εξαντληθεί σε περίπου 1 στους 20 κύκλους αναπαραγγελίας). Το 2.33 στοχεύει περίπου στο 99%. Εάν η ημερήσια τυπική απόκλιση πωλήσεών σας είναι 3 μονάδες και ο χρόνος παράδοσης είναι 12 ημέρες: Απόθεμα Ασφαλείας = 1.65 × √12 × 3 ≈ 17 μονάδες. Αυτό είναι ένα πολύ πιο περιορισμένο buffer από αυτό που παράγει η μέθοδος που βασίζεται στο μέγιστο, κάτι που έχει μεγάλη σημασία όταν πραγματοποιείτε αυτόν τον υπολογισμό σε εκατοντάδες SKU και δεν θέλετε τα μετρητά να είναι δεσμευμένα σε πλεονάζον απόθεμα.

Πού τα καταστήματα WooCommerce συνήθως κάνουν λάθος

• Ένα όριο για κάθε προϊόν. Ο καθορισμός ενός ενιαίου κανόνα «αναπαραγγελία στις 20 μονάδες» για ολόκληρο τον κατάλογο αγνοεί ότι ένα SKU που πουλάει 15 μονάδες την ημέρα χρειάζεται ένα εντελώς διαφορετικό buffer από ένα που πουλάει 1 μονάδα την εβδομάδα.
• Αγνοώντας την εποχικότητα. Ένα σημείο αναπαραγγελίας που υπολογίζεται από τα δεδομένα πωλήσεων του Οκτωβρίου θα υποπαραγγείλει σημαντικά ένα προϊόν που τριπλασιάζεται τον Δεκέμβριο. Υπολογίστε ξανά τη ζήτηση χρόνου παράδοσης εποχιακά για οτιδήποτε έχει πραγματική εποχική διακύμανση.
• Αντιμετώπιση του χρόνου παράδοσης του προμηθευτή ως σταθερού. Οι χρόνοι παράδοσης μειώνονται, ειδικά με προμηθευτές από το εξωτερικό. Εάν δεν έχετε μετρήσει ποτέ τον πραγματικό μέσο χρόνο παράδοσης και τον χρόνο παράδοσης στη χειρότερη περίπτωση (όχι τον αριθμό που σας αναφέρει ο προμηθευτής), το απόθεμα ασφαλείας σας είναι μια εικασία που μεταμφιέζεται σε τύπο.
• Στατικά υπολογιστικά φύλλα. Ένα υπολογιστικό φύλλο με πόντους αναπαραγγελίας που υπολογίζονται μία φορά, πριν από έξι μήνες, είναι χειρότερο από το να μην υπάρχει καθόλου τύπος — δημιουργεί ψευδή εμπιστοσύνη ενώ η υποκείμενη ταχύτητα πωλήσεων έχει ήδη μετατοπιστεί.

Ρύθμιση αυτού στο WooCommerce

Οι εγγενείς ρυθμίσεις αποθέματος του WooCommerce σάς επιτρέπουν να ορίσετε ένα «χαμηλό όριο αποθέματος» ανά προϊόν στην ενότητα Δεδομένα προϊόντος → Απόθεμα, το οποίο ενεργοποιεί μια ειδοποίηση μέσω email. Αυτό είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης για έναν μικρό κατάλογο, αλλά είναι χειροκίνητο: υπολογίζετε μόνοι σας κάθε όριο και τίποτα δεν υπολογίζεται ξανά καθώς αλλάζει η ταχύτητα πωλήσεων.

Για καταλόγους πέραν των μερικών δεκάδων SKU, ο επανυπολογισμός των σημείων αναπαραγγελίας χειροκίνητα κάθε μήνα δεν έχει μεγάλη διάρκεια. Αυτός είναι ένας από τους τομείς όπου τα εργαλεία πρακτορείων είναι στην πραγματικότητα χρήσιμα και όχι απλώς πλαστά — ένα εργαλείο όπως το CommerceBird μπορεί να παρακολουθεί συνεχώς την ταχύτητα πωλήσεων ανά SKU, να υπολογίζει εκ νέου τα σημεία αναπαραγγελίας και το απόθεμα ασφαλείας καθώς μεταβάλλεται η ζήτηση και να επισημαίνει ή ακόμα και να συντάσσει παραγγελίες αγοράς αυτόματα αντί να εκτελείτε εκ νέου τους υπολογισμούς σε ένα υπολογιστικό φύλλο κάθε λίγες εβδομάδες.

Είτε το αυτοματοποιήσετε είτε όχι, η βασική αρχή είναι η ίδια: τα σημεία αναπαραγγελίας πρέπει να είναι συγκεκριμένα για το SKU και να επανεξετάζονται βάσει χρονοδιαγράμματος, όχι να ορίζονται μία φορά και να ξεχνιούνται.

Μια πρακτική εβδομαδιαία ρουτίνα

Αν το κάνετε αυτό χειροκίνητα, μια ταξινόμηση ABC διατηρεί το φόρτο εργασίας διαχειρίσιμο:

• στοιχεία (περίπου το κορυφαίο 20% των SKU ανά έσοδα): ελέγχετε τα σημεία αναπαραγγελίας εβδομαδιαίως. Αυτά είναι τα προϊόντα όπου η έλλειψη αποθέματος βλάπτει πραγματικά.
• Στοιχεία Β (το επόμενο 30%): μηνιαία αναθεώρηση.
• στοιχεία C (η μακρά ουρά): επανεξετάστε ανά τρίμηνο ή ορίστε ένα ευρύ, συντηρητικό περιθώριο ασφαλείας και προχωρήστε.

Παρακολουθήστε μια μέτρηση παράλληλα με αυτό: το ποσοστό ανεκτέλεστων παραγγελιών ή έλλειψης αποθέματος σε είδη Α. Εάν αυξάνεται, το απόθεμα ασφαλείας σας είναι πολύ μικρό ή οι υποθέσεις σας για τον χρόνο παράδοσης είναι ξεπερασμένες — υπολογίστε ξανά πριν προσθέσετε περισσότερο buffer στα τυφλά, καθώς η συμπλήρωση κάθε SKU με επιπλέον απόθεμα απλώς ανταλλάσσει ένα πρόβλημα έλλειψης αποθέματος με ένα πρόβλημα ταμειακής ροής.

Η Takeaway

Ένα σημείο επαναπαραγγελίας δεν είναι ένας αριθμός που προκύπτει από το ένστικτό σας — είναι ο μέσος ημερήσιος χρόνος παράδοσης, συν ένα περιθώριο ασφαλείας που υπολογίζεται στο πόσο ποικίλλουν στην πραγματικότητα η ζήτησή σας και οι χρόνοι παράδοσης του προμηθευτή σας. Υπολογίστε το σωστά πρώτα για τα προϊόντα με τις υψηλότερες πωλήσεις, επανεξετάστε το με βάση ένα χρονοδιάγραμμα και θα μειώσετε τα αποθέματα των καλύτερων προϊόντων σας χωρίς να δεσμεύσετε μετρητά σε προϊόντα με αργούς ρυθμούς που παραγγείλατε υπερβολικά από πρόθεση.